I koncerner med flere datterselskaber er interne transaktioner en fast del af hverdagen. Marketingafdelingen i ét selskab køber en ydelse på vegne af et andet, eller IT-afdelingen i moderselskabet sender en regning for delt software til datterselskaberne. At håndtere disse mellemregninger korrekt er afgørende for et retvisende koncernregnskab og en ren balance. At styre dette via e-mails og regneark er risikabelt. Et digitalt workflow med et stærkt revisionsspor er nøglen til at skabe en transparent og dokumenteret proces.

Udfordringen: Manglende dokumentation og godkendelse

Interne transaktioner mangler ofte den samme formelle proces som eksterne fakturaer. Det kan føre til flere problemer:

• Manglende bilag: En omkostning bliver viderefaktureret internt baseret på en mundtlig aftale eller en simpel e-mail. Ved en revision mangler der et reelt bilag, der dokumenterer transaktionen.
• Uklar godkendelse: Hvem har godkendt, at datterselskab B skal betale for en omkostning afholdt af moderselskabet? Uden en formel godkendelse kan der opstå interne stridigheder.
• Afstemningskaos: Mellemregningskonti mellem selskaberne kan blive uoverskuelige og svære at afstemme, hvis de underliggende transaktioner ikke er korrekt dokumenteret.

Den digitale løsning: Behandl interne bilag som eksterne

Den mest robuste løsning er at behandle interne bilag med den samme systematiske tilgang som eksterne fakturaer, ved at bruge det samme digitale workflow-system.

Processen kunne se således ud:

1. Opret et proformabilag: Det selskab, der har afholdt udgiften, opretter et simpelt internt bilag (en proformafaktura) i systemet. Bilaget specificerer, hvilken omkostning der viderefaktureres, og til hvilket selskab. Den originale, eksterne faktura kan vedhæftes som dokumentation.
2. Send til digital godkendelse: Bilaget sendes nu ind i det samme digitale godkendelsesflow som alle andre fakturaer. Det routes automatisk til den ansvarlige leder i det modtagende selskab.
3. Fuld sporbarhed: Lederen kan se al dokumentation og godkende transaktionen digitalt. Hele processen – hvem der oprettede bilaget, hvem der godkendte det, og hvornår – bliver logget i et uforanderligt revisionsspor.
4. Automatiseret bogføring: Når bilaget er fuldt godkendt, kan systemet automatisk generere de korrekte posteringer på mellemregningskontiene i de respektive selskabers regnskaber.

Fordele for koncern-CFO’en

Denne systematiske tilgang skaber en række fordele for den overordnede økonomistyring i koncernen:

• Compliance og revisionssikkerhed: Sikrer, at alle interne transaktioner er fuldt dokumenterede og godkendt, hvilket gør koncernrevisionen markant lettere.
• Transparent omkostningsfordeling: Skaber klarhed og fjerner diskussioner om, hvorfor en omkostning er blevet allokeret til et bestemt selskab.
• Effektiv afstemning: Gør det markant hurtigere og lettere at afstemme mellemregningskonti ved måneds- og årsluk.
• Ensartede processer: Sikrer, at hele koncernen arbejder efter den samme, standardiserede og kontrollerede proces.

Konklusion: Skab orden i det interne regnskab

Håndteringen af interne bilag og mellemregninger er et kritisk, men ofte overset, område inden for intern kontrol. Ved at løfte disse transaktioner ind i det samme digitale og sporbare workflow som eksterne fakturaer, kan en koncern-CFO skabe den transparens og dokumentation, der er nødvendig for en sund og compliant økonomistyring. Det handler om at sikre, at den interne økonomi styres med den samme professionalisme og systematik som den eksterne.